Participatie: hoe betrek ik anderen bij mijn plan

In gesprek met de omgeving

Stel: u wilt iets bouwen of ontwikkelen in uw omgeving. Een woning, garage of uitbouw bijvoorbeeld. Of u wilt uw bedrijf uitbreiden, een evenement organiseren of een boom kappen. Dan is het verstandig (en soms zelfs verplicht) om uw omgeving hierbij te betrekken. Vaak zijn dat omwonenden, maar het kunnen ook bedrijven of belangengroepen zijn. Betrokkenen die met uw initiatief te maken krijgen doordat ze bijvoorbeeld zicht hebben op uw woning of bedrijf, of overlast kunnen ervaren. Het is belangrijk om met hen in gesprek te gaan. Dat heet participatie. Deze handreiking kan daarbij helpen.

Wat is participatie?

Met participatie bedoelen we hier de samenwerking tussen de samenleving en de gemeente. Als gemeente maken we plannen waar inwoners, bedrijven of organisaties mee te maken krijgen. Waar u iets over moet weten, van mag vinden of over kunt meebeslissen. Maar andersom kan ook. U hebt een idee of initiatief waar u de gemeente bij nodig hebt, omdat het gevolgen heeft voor uw omgeving. Over dat laatste leest u meer op deze pagina.

Wat zijn de voordelen?

Het is belangrijk om met de omgeving in gesprek te gaan voordat u een vergunning bij ons aanvraagt. Op die manier komen belangen, meningen en creativiteit op tijd op tafel. Het helpt om begrip en mogelijk steun te krijgen. Misschien willen anderen wel meedoen met uw plan. Met ideeën, geld of door te helpen. En bij tegengestelde belangen is het goed om te bekijken of verschillende betrokkenen dichter bij elkaar kunnen komen. Dat hoeft niet te betekenen dat iedereen zijn zin krijgt. Dat lukt niet altijd. Maar het helpt wel als iedereen zich gehoord voelt en elkaar beter begrijpt. De plannen worden er vaak beter van, en er is minder kans op bezwaren en vertraging later in het traject. Het helpt ons om uw plan sneller en makkelijker te beoordelen. En een goed besluit te nemen op een vergunningaanvraag, doordat de verschillende belangen beter in beeld zijn.

Omgevingsvergunning nodig?

Om te bepalen of voor uw plan een vergunning nodig is, kunt u een Vergunningcheck bij het Omgevingsloket doen of contact met ons opnemen. Participatie helpt bij het krijgen van een vergunning, maar betekent niet dat u zeker een vergunning krijgt. Dat hangt namelijk ook af van technische eisen, regels en wetten; zoals het omgevingsplan (voorheen bestemmingsplan). Ook blijft het voor anderen mogelijk om tegen een vergunning in bezwaar/beroep te gaan.

Wanneer is participatie gewenst?

Bij plannen waarvoor een omgevingsvergunning nodig is, is participatie onderdeel van de vergunningaanvraag. Maar niet bij alle type omgevingsvergunningen is (een uitgebreide vorm van) participatie nodig. Soms is een gesprek met de buren voldoende, zoals bijvoorbeeld bij het plaatsen van een dakkapel op uw woning. Bij plannen met meer impact op de omgeving adviseren we een uitgebreidere participatieaanpak.

Wanneer is participatie verplicht?

Er zijn ook gevallen waarin participatie verplicht is. Dat geldt voor de meeste aanvragen van een omgevingsvergunning waarbij het omgevingsplan moet worden aangepast. Als u in zo’n geval een vergunning aanvraagt, krijgt u de vraag of u aan participatie hebt gedaan. Als dat niet het geval is, kunnen wij uw aanvraag niet in behandeling nemen. Bij de behandeling van uw vergunningaanvraag bekijken we vervolgens of het participatietraject voldoende was.

Participatie verplicht? Dit verwachten wij van u

Als gemeente kunnen we bepalen dát participatie moet, maar niet hóe het moet. U bent dus vrij om dit zelf in te vullen. Op welke manier u het best het gesprek kunt aangaan en met wie, hangt af van uw plan, de invloed die uw plan heeft op de omgeving én de manier waarop anderen nog invloed kunnen uitoefenen op uw plan. Mogen zij er nog iets van vinden? Soms is een gesprek met de buren genoeg. Of een brief aan de bewoners van een straat. Soms is het verstandiger om bijvoorbeeld een informatiebijeenkomst te organiseren, zodat u de verschillende meningen en belangen goed in beeld krijgt.

Participatieverslag

Bij de aanvraag kunt u aangeven op welke manier u aan participatie hebt gedaan en welke resultaten dit opleverde. Bij voorkeur ontvangen we dit in de vorm van een participatieverslag. Een voorbeeld van een participatieverslag is te vinden op de pagina participatietraject. Welke onderdelen u daarvan wel en niet gebruikt hangt af van hoe uitgebreid, ingewikkeld of ingrijpend uw plan is. Uw verslag kunt u bespreken als u het initiatief met ons verkent en u kunt het verslag gebruiken bij de vergunningaanvraag.

Wat gebeurt er daarna?

Wij gebruiken de informatie uit het verslag bij de besluitvorming over uw plan. We bekijken eerst of er voldoende informatie in het verslag staat om een besluit te nemen. Vervolgens beoordelen we of de belangen rondom het plan voldoende in beeld zijn gebracht en afgewogen.

Om te bepalen of de participatie goed genoeg was, kijken we onder andere naar de volgende zaken:

Wie hebt u uitgenodigd? Was er voldoende overleg als u kijkt naar de impact van uw plan op de omgeving?
Hebt u de deelnemers op tijd uitgenodigd? Was er voldoende tijd om op uw plan te reageren?
Op welke manier bent u in gesprek gegaan?
Waren de deelnemers een goede afspiegeling van de mensen die een belang hebben bij uw plan?
Gaf u de deelnemers duidelijke en volledige informatie?
Is het voor deelnemers duidelijk waarop zij wel en geen invloed hebben en waarom?
Is het verslag gedeeld met de deelnemers?
Wat is er gedaan met de reacties van de deelnemers?
Wat vonden de deelnemers van het participatieproces?

De uitkomsten van het participatietraject wegen wij mee bij het beoordelen van uw vergunningaanvraag.